Quelle différence entre data room virtuelle et partage de fichiers ?

Une data room virtuelle ajoute au partage de fichiers ce qu'exige une transaction : des droits d'accès par candidat et par dossier, un filigrane au nom de l'utilisateur, le blocage de l'impression ou du téléchargement, un journal de chaque consultation et un module de questions-réponses. Ces traces servent aussi après la signature, pour établir ce qui a été porté à la connaissance de l'acquéreur.

Pourquoi archiver la data room après une cession ?

L'archive de la data room fixe ce que l'acquéreur savait au moment de signer. La garantie d'actif et de passif écarte souvent les risques révélés dans la data room : en cas de réclamation, les parties se reportent à cette archive, remise à chacune d'elles sur support sécurisé lors de la signature. Le contrat de cession organise en général sa conservation pendant toute la durée de la garantie.

À quoi sert une data room en dehors d'une cession ?

Le même outil sert aux levées de fonds, où les investisseurs examinent la société avant d'entrer au capital, aux refinancements, pour les prêteurs, et aux introductions en Bourse. Les entreprises l'emploient aussi pour partager des documents confidentiels avec leurs conseils lors d'un contentieux, d'un appel d'offres ou d'un audit, dès que la traçabilité des accès compte.

Lexique Finance

Data room : définition et fonctionnement

La data room, ou salle des données, est l'espace sécurisé où le vendeur met à disposition des acquéreurs potentiels les documents de l'entreprise à céder : comptes, contrats, actes juridiques, données sociales et fiscales. Longtemps une pièce physique, elle prend aujourd'hui la forme d'une plateforme en ligne, la data room virtuelle, qui trace chaque consultation.

Les métiers concernés Tout le lexique

Ce que contient une data room

L'index suit en général les volets de la due diligence : documents sociaux et gouvernance, comptes et reporting, fiscalité, contrats clients et fournisseurs, ressources humaines, immobilier, propriété intellectuelle, litiges, systèmes d'information. Les rapports de vendor due diligence y figurent quand le vendeur en a commandé. La qualité de l'index et la réactivité des mises à jour donnent aux acquéreurs une première lecture de l'organisation de la cible.

Accès, questions-réponses et clean room

La banque d'affaires du vendeur ouvre les accès candidat par candidat, avec des droits qui varient selon la phase : consultation seule, impression ou téléchargement. Les acquéreurs posent leurs questions dans un module de questions-réponses, que le vendeur instruit et valide avant de répondre. Le journal des consultations indique au vendeur quels documents retiennent l'attention de chaque candidat.

Quand l'acquéreur est un concurrent, les informations commercialement sensibles (prix, marges par client, conditions fournisseurs) passent par une clean room, réservée à des conseils extérieurs ou à une équipe isolée, pour respecter le droit de la concurrence avant l'autorisation de l'opération.

Qui la tient et avec quels outils

Le DAF de la société cédée et ses équipes rassemblent et classent les documents, sous la coordination de la banque d'affaires ou, dans un groupe, de l'équipe corporate development. Côté acquéreur, les analystes M&A et transaction services y passent l'essentiel de la phase d'examen. Les plateformes spécialisées (Datasite, Intralinks, Ansarada, iDeals, Drooms) gèrent les droits d'accès, le filigrane des documents et le module de questions-réponses.

Les métiers

Les métiers qui s'en occupent.

M&A, Corporate Finance & InvestissementAnalyste M&A / TS
55 k€ à 400 k€ et plus brut annuel
La fiche métier Recruter un Analyste M&A / TS : nos conseils
M&A, Corporate Finance & InvestissementCorporate Development Manager
75 k€ à 300 k€ et plus brut annuel
La fiche métier Recruter un Corporate Development Manager : nos conseils
Direction Financière & TransformationDAF / CFO
80 k€ à 300 k€ et plus brut annuel
La fiche métier Recruter un DAF / CFO : nos conseils

Questions fréquentes

Data room : vos questions.

Quelle différence entre data room virtuelle et partage de fichiers ?: Une data room virtuelle ajoute au partage de fichiers ce qu'exige une transaction : des droits d'accès par candidat et par dossier, un filigrane au nom de l'utilisateur, le blocage de l'impression ou du téléchargement, un journal de chaque consultation et un module de questions-réponses. Ces traces servent aussi après la signature, pour établir ce qui a été porté à la connaissance de l'acquéreur.
Pourquoi archiver la data room après une cession ?: L'archive de la data room fixe ce que l'acquéreur savait au moment de signer. La garantie d'actif et de passif écarte souvent les risques révélés dans la data room : en cas de réclamation, les parties se reportent à cette archive, remise à chacune d'elles sur support sécurisé lors de la signature. Le contrat de cession organise en général sa conservation pendant toute la durée de la garantie.
À quoi sert une data room en dehors d'une cession ?: Le même outil sert aux levées de fonds, où les investisseurs examinent la société avant d'entrer au capital, aux refinancements, pour les prêteurs, et aux introductions en Bourse. Les entreprises l'emploient aussi pour partager des documents confidentiels avec leurs conseils lors d'un contentieux, d'un appel d'offres ou d'un audit, dès que la traçabilité des accès compte.

Dans le lexique : Due diligence, Vendor due diligence (VDD), Earn-out.

À propos de l'auteur

Warren Elbaz

Co-fondateur d'Entourage Recrutement

Après près de douze ans passés sur les fonctions financières, Warren a co-fondé Entourage Recrutement. Il conduit aujourd'hui les recrutements en CDI et la chasse de têtes sur les postes critiques, du contrôle de gestion à la direction financière, ainsi que le management de transition Finance.

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