Cahier des charges : définition et contenu
Le cahier des charges est le document qui décrit le besoin d'une entreprise avant qu'elle choisisse une solution ou un prestataire : contexte, périmètre, processus à couvrir, exigences, contraintes et critères de choix. Dans un projet de système d'information, il sert de base à l'appel d'offres, à la comparaison des réponses puis au contrat. Il engage la maîtrise d'ouvrage, qui y formule ce qu'elle attend.
Le contenu d'un cahier des charges de logiciel de gestion
Pour le choix d'un ERP, d'un outil de consolidation ou d'un logiciel de trésorerie, le document présente d'abord l'entreprise, son organisation, ses entités et ses volumes : factures, écritures, utilisateurs, devises. Il décrit ensuite les processus à couvrir, des achats à la clôture, avec leurs règles de gestion et leurs particularités, et les exigences qui en découlent, classées par niveau d'importance.
S'y ajoutent les interfaces avec les applications en place, la reprise des données historiques, les exigences de performance, d'hébergement et de réversibilité, le calendrier visé et le cadre de réponse attendu des éditeurs et de leurs partenaires : grille de conformité, chiffrage, démonstration sur des scénarios fournis.
Cahier des charges fonctionnel et technique
Le cahier des charges fonctionnel exprime le besoin en fonctions attendues et en résultats, et laisse au fournisseur le choix des moyens. La norme NF X50-151 en a longtemps fixé la méthode en France ; la norme européenne NF EN 16271 l'a remplacée en 2013, dans le cadre du management par la valeur. Le cahier des charges technique précise l'architecture, les technologies et les standards imposés, et se rédige avec la DSI.
Qui rédige le cahier des charges
Le chef de projet MOA pilote la rédaction : il organise les ateliers avec les directions concernées, arbitre les exigences et tient la cohérence du document. Dans un projet de la direction financière, le business analyst finance décrit les processus comptables et de contrôle de gestion, et formalise les règles. Le chef de projet SI finance apporte la connaissance du système en place, des interfaces et des données à reprendre, puis conduit le dépouillement des réponses.
Les métiers
Les métiers qui s'en occupent.
- Systèmes d'Information Finance & MOAChef de Projet MOA
40 k€ à 120 k€ et plus brut annuel
- Systèmes d'Information Finance & MOABusiness Analyst Finance
38 k€ à 105 k€ et plus brut annuel
- Systèmes d'Information Finance & MOAChef de Projet SI Finance
42 k€ à 125 k€ et plus brut annuel
Questions fréquentes
Cahier des charges : vos questions.
- Quelle différence entre RFI et RFP ?
- La RFI, ou demande d'information, interroge un large panel de fournisseurs pour connaître leurs solutions, leurs références et leur positionnement ; elle sert à dresser une liste restreinte. La RFP, ou appel d'offres, adresse le cahier des charges complet à cette liste et demande une réponse engageante : couverture fonctionnelle, démarche de projet, planning, prix. Certaines entreprises y ajoutent une étape de RFQ, centrée sur la cotation financière.
- Cahier des charges ou backlog en méthode agile ?
- Les deux se succèdent souvent. Le cahier des charges sert à choisir la solution et le partenaire, sur un périmètre et des exigences principales ; une fois le contrat signé, le besoin se détaille en user stories dans un backlog, affiné itération après itération avec les utilisateurs. Pour un progiciel de gestion, le cahier des charges garde son rôle contractuel, et le backlog organise le paramétrage et les développements complémentaires.
- Comment évaluer les réponses à un cahier des charges ?
- Les réponses s'évaluent sur une grille pondérée arrêtée avant l'envoi du cahier des charges : couverture des exigences, qualité de la démarche, références comparables, coût total sur plusieurs années, solidité du fournisseur. Les candidats retenus présentent ensuite leur solution sur des scénarios tirés des processus de l'entreprise, avec ses propres données quand c'est possible. Un comité réunissant métiers, DSI et achats arrête le choix et le motive par écrit.
Dans le lexique : User story, Schéma directeur SI, TMA (tierce maintenance applicative).
À propos de l'auteur
Consultant Sourcing chez Entourage Recrutement
Sourceur depuis sept ans sur les métiers financiers et technologiques, Bruno approche les profils qui restent loin des annonces. Il intervient sur les mandats en CDI comme sur les missions freelance.
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