Facture électronique : définition et formats
La facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme structurée qu'un logiciel lit et intègre directement, puis conservée sous cette même forme. Dans la réforme française, le terme vise les factures échangées entre entreprises assujetties à la TVA établies en France, qui circulent par des plateformes agréées. Un PDF simple envoyé par courriel reste en dehors de cette définition.
Les formats Factur-X, UBL et CII
La réforme fixe un socle de trois formats, que chaque plateforme agréée traite en émission comme en réception. UBL, tenu par le consortium OASIS, et CII, publié par le CEFACT-ONU, sont des fichiers XML conçus pour les échanges de système à système. Factur-X, standard franco-allemand, réunit dans un même fichier une présentation PDF destinée au lecteur et les données XML destinées au logiciel. Les trois appliquent le modèle sémantique de la norme européenne EN 16931.
Le format change la nature du contrôle. Chaque mention obligatoire devient un champ que la plateforme vérifie à l'émission : identifiants des parties, numéro unique, dates, bases hors taxe par taux, montants de TVA. Une facture incomplète revient à son émetteur avec un statut de rejet, et le fournisseur émet une facture corrigée. La qualité des données de l'ERP (fiches clients, numéros SIREN, codes TVA) règle ainsi le rythme de la facturation.
Le calendrier et les sanctions
Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA en France doivent être en mesure de recevoir leurs factures fournisseurs sous forme électronique, et les grandes entreprises comme les ETI émettent les leurs sous cette forme. Les PME et les microentreprises, y compris celles placées sous la franchise en base de TVA, émettent à leur tour à partir du 1er septembre 2027. Chaque entreprise figure dans un annuaire public qui indique la plateforme à laquelle adresser ses factures.
Une facture émise sous une autre forme que la forme électronique exigée expose son émetteur à une amende de 50 euros, dans la limite de 15 000 euros par année civile, selon l'article 1737 du Code général des impôts dans sa version en vigueur en septembre 2026. L'amende est écartée pour une première infraction commise sur l'année et les trois précédentes, quand l'entreprise la régularise d'elle-même ou dans les trente jours suivant la demande de l'administration.
Qui s'en occupe dans l'entreprise
La comptabilité fournisseurs est la première concernée : elle reçoit les factures par la plateforme, suit les rejets et les litiges, et rapproche chaque facture de sa commande. Côté ventes, l'administration des ventes et le comptable clients fiabilisent les fiches clients dont dépend l'acheminement. Le directeur comptable réécrit les procédures de facturation et d'archivage, le chef de projet SI finance paramètre l'ERP et ses flux, et le DAF arbitre le calendrier et le budget du projet.
Les métiers
Les métiers qui s'en occupent.
- Comptabilité & ReportingComptable Général
28 k€ à 65 k€ brut annuel
- Systèmes d'Information Finance & MOAChef de Projet SI Finance
42 k€ à 125 k€ et plus brut annuel
- Systèmes d'Information Finance & MOAResponsable SI Finance
70 k€ à 165 k€ et plus brut annuel
Questions fréquentes
Facture électronique : vos questions.
- Un PDF envoyé par mail est-il une facture électronique ?
- Au sens de la réforme, un PDF simple envoyé par courriel reste une facture sur support papier transmise par voie numérique : il présente un document à lire, et il circule hors du réseau des plateformes agréées. La facture électronique est un fichier de données structuré, UBL, CII ou Factur-X, déposé sur une plateforme. Un Factur-X ressemble à un PDF à l'écran ; c'est le fichier XML qu'il embarque qui lui donne sa valeur de facture électronique.
- Combien de temps conserver une facture électronique ?
- Deux durées se superposent. Le Livre des procédures fiscales, à son article L. 102 B, impose de conserver les factures six ans pour les besoins du contrôle fiscal ; le Code de commerce, à son article L. 123-22, fixe à dix ans la conservation des pièces justificatives comptables. La facture se garde dans son format d'origine, avec les éléments qui en prouvent l'intégrité, et la plateforme agréée propose souvent ce service d'archivage.
- Les auto-entrepreneurs sont-ils concernés par la facture électronique ?
- Oui. Un micro-entrepreneur placé sous la franchise en base de TVA facture hors taxe, et il reste assujetti à la TVA : la réforme s'applique donc à lui. Depuis le 1er septembre 2026, il reçoit ses factures fournisseurs sous forme électronique, par une plateforme agréée de son choix. À partir du 1er septembre 2027, il émet à son tour ses factures à ses clients professionnels sous cette forme et transmet les données de ses autres opérations.
Dans le lexique : Plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), E-reporting, EDI (échange de données informatisé).
À propos de l'auteur
Consultant Sourcing chez Entourage Recrutement
Sourceur depuis sept ans sur les métiers financiers et technologiques, Bruno approche les profils qui restent loin des annonces. Il intervient sur les mandats en CDI comme sur les missions freelance.
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