La prise de référence : ce que la loi autorise, et comment on s'y prend.
La prise de référence est légale. Mais elle l'est à une condition que la plupart des employeurs ignorent : le candidat doit en avoir été informé avant, y compris lorsque c'est lui qui a inscrit les coordonnées de ses référents sur son CV.
Passé ce cadre, c'est l'étape la plus rentable du processus : trente minutes d'appel tranchent ce que six heures d'entretien ont laissé ouvert. Voici ce que la loi autorise, qui appeler, et la trame en huit questions que nous utilisons.
Le cadre légal
Légale, à condition d'être annoncée.
Trois articles du Code du travail suffisent à décrire ce qui est permis. Ils sont courts, et ils sont rarement lus.
Avant d'appeler
Quatre choses à faire dans cet ordre.
Annoncer la prise de référence dès le premier entretien
Bien avant de la faire. Le candidat doit être expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes d'aide au recrutement utilisées à son égard : la prise de référence en fait partie. L'annoncer tôt a un second effet, moins juridique : cela change la façon dont un candidat répond, parce qu'il sait que ses réponses seront recoupées.L'information doit être préalable. Toujours.
Faire désigner les référents par le candidat, par écrit
Nom, fonction, entreprise, période de collaboration, et la nature du lien : responsable hiérarchique, pair, client interne. Par écrit, parce que c'est à l'employeur de prouver qu'il a informé et obtenu l'accord. Un accord verbal existe, mais il reste impossible à prouver le jour où il est contesté.Un accord écrit, référent par référent.
Appeler l'employeur actuel seulement sur accord explicite
C'est la faute la plus coûteuse, et elle est irréversible : un candidat dont le poste actuel apprend qu'il cherche peut y perdre bien plus qu'un recrutement. L'accord doit porter sur cette personne-là, nommément, et il se demande en toute fin de processus, et à ce moment-là seulement.L'employeur actuel se contacte en dernier, s'il se contacte.
Se présenter, et dire pourquoi on appelle
Au référent aussi. Qui appelle, pour quel poste, avec l'accord de qui, combien de temps l'appel prendra. Un référent qui ignore dans quel cadre il parle répond en langue de bois, et un appel en langue de bois est un appel perdu.Le cadrage de l'appel décide de la franchise des réponses.
Qui appeler
Deux références minimum, et deux points de vue distincts.
Trois personnes de la même équipe et de la même année forment une seule référence plutôt que trois : un même point de vue, répété trois fois.
Le responsable hiérarchique
Il donne le périmètre réel, le niveau d'autonomie et la façon dont les décisions étaient prises. C'est la référence indispensable, et c'est aussi celle qui a le plus d'enjeu à ménager, d'où l'intérêt de la seconde.Un pair ou un client interne
Il voit ce qui échappe au manager : la façon de travailler au quotidien, les désaccords, ce que le candidat produit de sa propre initiative. C'est souvent la référence la plus riche, et la plus rarement sollicitée.Sur une autre période
Deux référents d'une même année décrivent la même séquence. Un référent d'une expérience antérieure permet de voir si ce qui est décrit est une constante ou l'effet d'un contexte particulier.
La trame d'appel
Huit questions, trente minutes.
Dans cet ordre. Les deux premières qualifient l'appel, les quatre suivantes vérifient la scorecard, les deux dernières ouvrent ce qui reste à dire.
« Dans quel contexte avez-vous travaillé ensemble, et combien de temps ? »
Toujours en premier, et à dessein : elle vérifie la nature réelle du lien. Un « ancien manager » qui s'avère avoir été manager d'une autre équipe pendant trois mois donnera une tout autre valeur à ce qui suit.Cette question qualifie tout le reste de l'appel.
« Quel était son périmètre exact ? »
Le seul recoupement factuel de l'appel : équipe, budget, entités, outils. Les écarts entre ce que le candidat a décrit et ce que le référent décrit sont rarement des mensonges : ce sont le plus souvent des arrondis. Mais leur ampleur est en soi une information.On compare des chiffres plutôt que des impressions.
« Sur [le critère principal], qu'a-t-il fait concrètement ? »
On nomme le critère qui pèse 30 % dans la scorecard, et on demande du concret. C'est la raison d'être de l'appel : vérifier la ligne sur laquelle repose la décision ; un portrait général est hors sujet.Un appel de référence sert à vérifier un critère plutôt qu'une personne.
« Qu'est-ce qui lui a le plus résisté ? »
La formulation compte : « quels sont ses défauts » appelle une réponse convenue, « qu'est-ce qui lui a résisté » appelle un souvenir. C'est généralement à cet endroit de l'appel qu'on apprend quelque chose.On demande un souvenir plutôt qu'un jugement.
« Comment travaille-t-il avec un interlocuteur en désaccord ? »
La question qui renseigne le mieux sur le fonctionnement réel, parce qu'elle porte sur une situation plutôt que sur un trait de caractère. Elle recoupe directement ce que le candidat a raconté en entretien sur ses désaccords.Le désaccord révèle le fonctionnement mieux que l'accord.
« Si vous lui confiiez ce poste demain, que mettriez-vous en place pour l'aider à réussir ? »
Elle obtient les points d'attention tout en dispensant le référent de critiquer quiconque, et elle le place dans une posture d'aide plutôt que d'évaluation. Les réponses y sont plus franches qu'à toute question directe sur les faiblesses.Elle donne les fragilités en les nommant autrement.
« Retravailleriez-vous avec lui ? Dans quel contexte, et dans lequel moins ? »
La seconde partie de la question fait tout le travail. « Oui, bien sûr » est une réponse vide ; « oui, sur un poste structurant, moins sur une fonction très opérationnelle » en est une vraie, et elle correspond souvent au vrai sujet du recrutement.La partie utile de la réponse est le contexte où elle se nuance.
« Y a-t-il autre chose que je devrais savoir, au-delà de ce que j'ai demandé ? »
La question de clôture, systématique. Elle laisse au référent la possibilité de dire ce qu'il retenait, et c'est fréquemment là qu'arrive l'élément le plus important de l'appel, souvent après un silence.Elle se pose, puis se laisse suivre d'un silence.
Les questions à écarter
Quatre sujets à tenir hors de l'appel.
Un référent répond parfois volontiers à ces questions. Elles restent pourtant illicites et inexploitables : c'est l'employeur qui collecte, et c'est lui qui répond de la collecte.
L'état de santé et les arrêts de travail
La collecte d'informations de santé est interdite dans le cadre du recrutement : l'aptitude relève du seul médecin du travail. Poser la question à un référent est une collecte de données de santé, c'est-à-dire d'une catégorie particulière de données personnelles.La vie privée et la situation de famille
Situation matrimoniale, enfants, projets personnels, difficultés traversées. Le lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé manque à chacun de ces sujets, et parler de la vie privée d'un tiers excède l'accord que le référent a donné.Le salaire perçu
Le dire sort du rôle du référent, et l'information est inutile pour évaluer une aptitude. La question à poser est celle des attentes du candidat, et elle se pose au candidat.Les motifs réels du départ, s'il s'agit d'un contentieux
Une rupture conventionnelle, un litige prud'homal ou une transaction sont couverts par une confidentialité que le référent est tenu de respecter. Insister expose l'entreprise autant que le référent.
Lire l'appel
Les silences comptent tout autant.
Le silence sur un critère. Un référent qui décrit longuement la rigueur et l'implication d'un candidat, et reste bref sur le critère précis que vous avez nommé, vous a répondu. Reformulez une fois, différemment. Si le second silence ressemble au premier, notez-le comme tel.
« Je préfère garder cela pour moi. » C'est une réponse, et elle doit être respectée telle quelle, mais elle se consigne. Elle vaut souvent recoupement avec un point resté flou en entretien.
L'enthousiasme abstrait. « Excellent, vraiment excellent », trente minutes durant et toujours en termes généraux, est un signal faible mais réel. Les référents qui ont travaillé de près avec quelqu'un racontent ; ceux qui l'ont croisé qualifient.
Ce qu'on en fait ensuite. Le compte rendu se range dans la scorecard, critère par critère, et là seulement. Il se limite à ce qui se rattache à l'aptitude professionnelle, il est conservé pour une durée limitée, et un point décisif recueilli en référence se reprend avec le candidat : il a le droit de répondre.
Questions fréquentes
Ce qu'on nous demande sur la prise de référence.
- La prise de référence est-elle légale en France ?
- Oui, à une condition presque toujours ignorée : le candidat doit en avoir été informé au préalable. Le Code du travail prévoit que le candidat est expressément informé, préalablement à leur mise en œuvre, des méthodes et techniques d'aide au recrutement utilisées à son égard, et qu'une information le concernant personnellement peut être collectée seulement par un dispositif porté préalablement à sa connaissance. La CNIL admet le recueil de références auprès de l'environnement professionnel du candidat dès lors qu'il en a été informé au préalable.
- Faut-il l'accord du candidat, même s'il a mis les références sur son CV ?
- Oui. La présence de coordonnées sur un CV laisse entière l'obligation d'informer le candidat que vous allez appeler, quand, et pour quoi faire. Le candidat a pu les inscrire pour un autre processus, ou à l'insu des personnes citées. Nous le lui disons au premier entretien, puis nous lui demandons de confirmer par écrit, référent par référent, qui peut être appelé et à quel moment ; seul un nom qu'il confirme est appelé.
- Peut-on appeler l'employeur actuel d'un candidat ?
- Seulement avec son accord explicite et nominatif, et c'est une demande qui se formule en toute fin de processus. Quand un candidat refuse, ce qui est fréquent et parfaitement légitime, nous prenons les références sur une expérience antérieure, auprès d'un ancien responsable hiérarchique ou d'un pair de l'époque, ce qui préserve presque entièrement la valeur de l'exercice : ce que l'appel vérifie (un périmètre, une façon de décider, une façon de travailler avec le désaccord) se lit aussi bien sur un poste précédent.
- Combien de références faut-il prendre ?
- Deux au minimum, trois quand la décision est difficile, en variant les périodes et les angles : un responsable hiérarchique et un pair ou un client interne donnent deux lectures différentes du même travail. Quand le candidat peut en désigner un seul (un premier poste, une longue ancienneté dans la même maison), la seconde référence se cherche sur un autre angle de la même expérience : un client interne, un auditeur, un pair d'un autre service.
- Que faire d'une référence négative ?
- La lire comme un point de vue plutôt que comme un verdict. Une référence est l'avis d'une personne, dans un contexte, avec ses propres enjeux, et il arrive qu'un référent règle un compte. Nous notons ce qui est factuel, nous écartons ce qui est un jugement, et nous recoupons auprès du second référent. Si le point porte sur un critère décisif de la scorecard, nous le reprenons avec le candidat lui-même : sa réponse, et la façon dont il la donne, entrent dans la décision au même titre que le point soulevé.
- Combien de temps peut-on conserver un compte rendu de référence ?
- Ce sont des données personnelles concernant le candidat, et incidemment le référent. Elles relèvent du RGPD : conservation limitée à ce qui est nécessaire, et suppression ensuite. Pour un candidat écarté, la CNIL retient comme durée de référence deux ans après le dernier contact, sous réserve de l'en informer. Le compte rendu se limite par ailleurs à ce qui se rattache à l'aptitude professionnelle : c'est aussi tout ce que l'appel pouvait demander.
État du droit au 8 septembre 2026. Cette page décrit le droit français applicable à cette date et cite ses sources. Elle est écrite par un cabinet de recrutement, et la consultation juridique reste le métier d'un avocat.
La suite
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